Devenir entrepreneur ou freelance séduit de nombreuses personnes qui veulent devenir leur propre patron. En effet, choisir la voie de l’entrepreneuriat permet d’espérer plus de liberté, d’épanouissement et de revenus. Toutefois, pour garantir le succès de votre entreprise, le principe est simple : vendre plus pour augmenter le chiffre d’affaire. Face à cette dure réalité, de nombreux auto-entrepreneurs sont entraînés malgré eux dans un rythme de travail fatigant, stressant et continu. La liberté tant rêvée tend alors à devenir une illusion, car les horaires de travail tendent à se prolonger la nuit et le weekend. C’est pourquoi la gestion du temps est l’une des préoccupations majeures des travailleurs indépendants. En effet, être capable de bien gérer le temps est l’une des compétences essentielles à avoir pour être un micro-entrepreneur ou un freelance épanoui. Heureusement, si vous n’avez pas cette compétence innée, il existe des méthodes, des outils et des astuces permettent de gérer et d’optimiser le temps. Nous avons ainsi spécialement confectionné ce guide pour vous présenter les meilleures techniques de gestion de la journée de travail.
Pourquoi apprendre à gérer son temps en tant qu’entrepreneur ?
En tant que freelance ou auto-entrepreneur, vos revenus dépendent en majorité de vos ventes de produits ou de prestations de services. D’ailleurs, le travailleur indépendant n’est généralement payé par le client qu’une fois le travail terminé ou la mission mène à son terme. Dans ce cadre, une bonne gestion de votre temps est essentielle pour garantir aussi bien votre productivité que la qualité du travail livré. Par contre, en l’absence d’organisation vous risquez de :
- Crouler sous la charge de travail
- Subir des pressions quant au respect des délais
- Être stressé et fatigué
- Fournir une mauvaise qualité de travail
- Dépasser les échéances de livraison
- Mécontenter les clients
- Ne pas être payé
- Discréditer votre image professionnelle et votre entreprise
- Perdre de contrôle de votre vie personnelle et familiale
Dans ce cadre, il est essentiel de ne pas naviguer à vue dans votre journée de travail. En choisissant les bonnes techniques pour gérer votre planning, vous pourrez en effet profiter des meilleurs avantages de l’entrepreneuriat.
Une bonne organisation professionnelle pour avoir du temps supplémentaire
Les techniques et outils de gestion temporelle vous permettent de mieux organiser vos tâches durant la journée et même sur le long terme. En effet, durant la planification des tâches, vous pourrez regrouper celles qui sont similaires, automatiser certains processus, prioriser les tâches importantes, identifier les activités chronophages et celles qui sont inutiles. Ainsi, vous pourrez atteindre plus rapidement vos objectifs et avoir le temps nécessaire à la réalisation de ce que vous avez préalablement planifié. Dans ce cadre, bien gérer son temps en tant que travailleur indépendant permet d’augmenter sa productivité et d’être fidèle à ses promesses de qualité. Ces deux facteurs sont d’ailleurs essentiels au développement de votre chiffre d’affaires et à la pérennité de votre activité entrepreneuriale.
Pour profiter d’un équilibre harmonieux entre travail et vie privée
Le temps d’un auto-entrepreneur n’est pas uniquement à allouer aux activités professionnelles. En effet, pour vous épanouir dans votre métier, vous devez aussi consacrer du temps pour vous et pour vos proches. Cela signifie qu’il ne suffit pas de planifier la journée, mais qu’il faut également respecter cet emploi du temps. D’ailleurs, les méthodes de gestion du temps ont aussi pour objectif d’aider le freelance à optimiser et à rentabiliser ses horaires de travail, afin qu’il puisse mieux jouir de sa liberté entrepreneuriale.
Pour prendre plaisir à travailler en freelance
Si vous avez choisi d’être entrepreneur ou freelance, c’est surement parce que vous souhaitez exercer une activité qui vous passionne. Toutefois, si vous n’êtes pas organisé dans votre travail, courir entre les missions ne vous causera que du stress. Vous risquez même de perdre du chiffre d’affaires et des clients. De plus, vous ne pourrez pas profiter du mode de vie et de cette fameuse liberté tant convoitée chez les freelances.
Pour accroître le chiffre d’affaires
L’organisation du temps peut être réalisée pour prendre de meilleures décisions financières. En effet, vous pourrez mieux cerner le potentiel financier de chaque mission et prioriser les projets qui vous rapportent plus de revenus. De plus, vous pourrez aussi mieux estimer et suivre l’évolution de votre chiffre d’affaires, afin d’identifier les tâches qui sont plus rémunératrices, comme la fidélisation client, la prospection client ou le développement de nouveaux produits. Par ailleurs, organiser son temps permet aussi d’attribuer une période de traitement limitée à chaque tâche et ainsi d’éviter les débordements. Dans ce cadre, vous aurez plus de facilité à terminer votre planning dans les temps, à effectuer plus de tâches et ainsi à atteindre vos objectifs financiers.
Si vous cherchez les meilleurs techniques à appliquer pour gérer votre journée, semaine ou mois, voici nos conseils.
1 . Suivre un rythme de travail et un horaire avec rigueur
La base d’une bonne gestion du temps de l’entrepreneur et du freelance consiste d’abord à délimiter les heures de travail. Sans fixer un horaire à respecter, votre vie professionnelle risque en effet d’empiéter sur votre vie familiale et personnelle. La mise en place d’un emploi du temps précis vous évitera ainsi de prolonger le travail en soirée ou en weekend, et de vous permettre de mieux vous reposer. D’ailleurs, l’inverse est également valable, puisque les obligations familiales risquent aussi d’empiéter sur celles de votre entreprise, si vous n’êtes pas rigoureux avec votre planning. Définir les heures de boulot vous évitera notamment des réveils tardifs, un repas entre amis qui se prolonge, des distractions … Sans cette discipline de base, vous risquez de perdre le contrôle de votre temps. D’ailleurs, il est essentiel que vous mettiez un point d’honneur à fixer et à respecter vos horaires de travail, puisqu’en étant votre propre patron, vous ne pouvez compter que sur vous-même pour vous recadrer.
Toutefois, en étant un freelance, vous avez l’avantage de moduler vos horaires en fonction de vos envies. Nous vous conseillons cependant de fixer des heures de travail surtout en fonction de votre niveau de concentration. Ainsi, si vous êtes mieux concentré et plus productif le matin, nous vous recommandons de passer plus d’heures à travailler durant la matinée. D’ailleurs, les moments de forte concentration sont plus adaptés aux tâches prioritaires. Que vous soyez plutôt matinal ou nocturne, l’essentiel est ainsi de réaliser un planning conforme à votre propre rythme, afin de pouvoir déployer une productivité maximale.
D’autre part, veillez à fixer un emploi du temps réalisable. Aussi, soyez réaliste en programmant vos tâches. De plus, adopter un rythme de travail régulier vous permettra aussi d’optimiser votre vitesse de réalisation de tâches et ainsi d’engranger plus de revenus.
2 . Organiser son temps en favorisant les tâches prioritaires
Si vous ne savez pas comment répartir vos tâches durant votre temps disponible, cette méthode consiste à les hiérarchiser, afin de pouvoir mieux les planifier. Identifier les priorités est d’ailleurs essentiel aussi bien pour la vie entrepreneuriale que la vie personnelle. Traiter les tâches prioritaires vous permettre de prendre de meilleures décisions entrepreneuriales et familiales. Dans ce cadre, sachez que certains facteurs sont à considérer pour reconnaître le niveau de priorité de chaque mission ou tâche professionnelle.
Pour définir l’ordre d’organisation de vos tâches, le principal critère de classement concerne leurs niveaux d’importance. Dans ce cadre, vous pouvez par exemple considérer l’aspect financier de la mission pour en déterminer l’importance parmi toutes les autres tâches à faire. Toutefois, une tâche importante peut aussi viser le développement de votre activité, comme la mise à jour du contenu de votre site internet pour attirer plus de visiteurs et pour accroître le taux de conversion.
Par ailleurs, le degré de priorité des tâches nécessite aussi de considérer leur urgence. En effet, le délai de réalisation est le second critère d’organisation des activités. Dans ce cadre, les missions urgentes doivent être programmées avant les autres pour respecter les échéances et offrir une bonne expérience aux clients.
Toutefois, d’autres critères doivent aussi être pris en compte pour établir un bon planning de vos journées de travail en freelance :
- Votre maîtrise : traitez en priorité les tâches que vous maîtrisez, afin d’éviter de perdre du temps, mais surtout pour pouvoir obtenir des résultats sûrs et rentables. Dans ce cadre, la maîtrise peut découler de vos compétences, de vos connaissances du marché, de votre notoriété …
- Votre efficacité : Priorisez les missions que vous pouvez traiter avec le plus d’efficacité. Cela vous garantira des gains de temps et vous permettra d’améliorer votre image de marque personnelle.
- Vos valeurs personnelles : Vos tâches prioritaires doivent être conformes avec vos valeurs et vos objectifs de vie. Cela favorisera votre développement personnel et celui de votre entreprise.
- La qualité du temps : Savoir estimer le délai nécessaire à une tâche est essentiel pour pouvoir mieux gérer votre temps. Toutefois, sachez qu’en plus du volume de temps, il est également primordial de considérer la qualité du temps. En effet, certaines choses qui ne nécessitent que quelques minutes de réalisation peuvent vous faire profiter de bienfaits inestimables. Par exemple, prendre 5 minutes pour contempler l’horizon et le ciel vous fera profiter de sensations de plénitude pour faire le plein de concentration et d’énergie.
- Nos besoins physiques, sociaux, intellectuels et spirituels : En planifiant vos journées de travail, tenez compte de votre santé. Réserver du temps pour les activités physiques est en effet essentiel aussi bien pour le corps que pour l’esprit. De plus, l’organisation de la journée du freelance doit aussi lui permettre de prendre soin de sa relation avec ses proches. D’autre part, planifier les tâches requiert aussi de prioriser celles qui vous permettront d’améliorer vos compétences et d’apprendre de nouvelles choses. D’ailleurs, si vous êtes en quête de développement personne et d’épanouissement dans votre activité, priorisez aussi les tâches et missions qui sont conformes avec vos valeurs spirituelles.
3 . Planifier votre temps selon vos objectifs
Se lancer dans le freelancing et l’entrepreneuriat implique toujours de se préparer à devoir faire un grand nombre de tâches dans la même journée. C’est d’ailleurs pourquoi il est important d’avoir des objectifs. Toutefois, il est surtout crucial de planifier vos objectifs dans le temps, afin de pouvoir suivre votre état d’avancement et d’évaluer votre situation. Dans ce cadre, la gestion du temps nécessite de considérer aussi bien les objectifs à court terme qu’à long terme. Nous vous conseillons ainsi de faire le point régulièrement pour savoir si vous avez atteint vos objectifs ou pour identifier les éventuels blocages qui vous ont pénalisé. Toutefois, en dehors des objectifs entrepreneuriaux, nous vous recommandons aussi de planifier votre temps en fonction de vos objectifs personnels. Par exemple, adapter les heures de travail pour suivre des séances de remise en forme et ainsi améliorer la santé.
De plus, établir un planning considérant vos objectifs professionnels et personnels vous permettra de mieux évaluer vos efforts, de savoir où vous en êtes et ainsi de garder votre motivation. Toutefois, sachez que définir un objectif requiert aussi de mettre en place un plan pour l’atteindre. Dans cette optique, nous vous conseillons d’utiliser la méthode SMART pour définir vos objectifs et sa stratégie de réalisation. Cette méthode se base notamment par la mise en place d’objectifs spécifiques, mesurables, atteignables et réalistes, que vous visez dans un temps dédié.
4 . Collaborer avec le client pour mieux gérer le temps
En plus d’avoir à réaliser les missions convenues avec les clients, le freelance doit aussi effectuer de nombreuses tâches quant à la relation client. En effet, vous devez chercher des clients, convenir des conditions et communiquer avec eux pour les fidéliser. Ainsi, la plus grande partie de votre emploi du temps est concentrée sur vos clients. Dans ce cadre, pour optimiser votre organisation, voici quelques conseils :
Viser le bon client : conclure une vente peut s’avérer difficile, mais n’implique pas d’accepter n’importe quelle mission. De plus, faites en sorte de bien définir le cahier des charges et le délai de livraison avec vos clients. D’ailleurs, formaliser la mission dans un contrat exhaustif est essentiel. En effet, cela vous permettra d’éviter les excès quant aux demandes de modification. Avant le démarrage du projet, les deux parties doivent savoir clairement comment fonctionne la collaboration.
Décider d’un délai raisonnable : pour fixer les délais de réalisation avec vos clients, il vous faut vous baser sur les besoins de ces derniers et sur votre expertise. Dans cette optique, privilégiez un délai confortable qui mise plutôt sur la qualité que sur la quantité. En effet, il est préférable de terminer plus tôt que prévu, plutôt que de dépasser l’échéance. De plus, vous vous épargnerez le stress d’avoir à courir après les délais et pourrez réaliser la mission de la meilleure manière. Ainsi, vous éviterez de décevoir vos acheteurs et pourrez plus facilement fidéliser les clients.
Apprendre à filtrer les missions : les missions pour freelance n’ont pas forcément le même degré d’importance, de rentabilité et facilité de gestion. Il est d’ailleurs essentiel de ne pas accepter tous les projets qui se proposent. En effet, lorsque les conditions de réalisation d’un projet ne sont pas réalistes ou sont pénalisantes, il est préférable de le refuser gentiment. Le principe d’une gestion du temps réussie et d’une activité entrepreneuriale viable reste en effet de privilégier la qualité à la quantité.
Restez avec nous, nous vous proposons maintenant de découvrir nos méthodes préférées pour la gestion du temps !
5 . Faire une liste de tâches
Faire un to do list est la première technique que vous pouvez réaliser pour organiser votre temps de travail. Cette méthode a pour principal avantage de vous éviter d’oublier certaines tâches. Grâce cet aide-mémoire, vous pourrez en effet noter toutes vos idées. De plus, la planification via une liste des tâches convient à toutes les activités entrepreneuriales et même à l’organisation domestique. Par ailleurs, réaliser une liste de tâches est également très simple à faire et ne nécessite pas de compétences particulières. Le plus simple est d’ailleurs d’utiliser un agenda ou un cahier et un stylo pour y écrire les tâches à faire.
6 . La planification : une composante essentielle de la gestion du temps
Noter les activités à faire est important, mais les planifier est crucial. En effet, planifier vos tâches vous permettra de définir le moment opportun pour les réaliser. Vous éviterez ainsi de traîner votre liste de tâches durant toute l’année. De plus, c’est aussi la meilleure manière de les organiser selon un ordre de priorité. Pour programmer vos projets en freelance, le mieux est notamment d’utiliser un agenda ou un calendrier. Dans le cas où certaines tâches ne sont pas achevées, vous pourrez ainsi facilement les reporter sur un autre créneau horaire ou une autre date. L’avantage avec cette technique planificatrice est qu’elle peut être combinée avec un to-do list pour mieux identifier les tâches restantes.
7 . La gestion du temps par planification des priorités
Permettant de considérer également le relationnel et les valeurs personnelles, en plus de l’ordre du jour, cette méthode planificatrice du temps aide à mieux cerner le degré d’importance et de priorité des tâches. Ainsi, vous pourrez mieux organiser votre temps pour tenir vos engagements professionnels, faire développer votre activité et profiter d’une vie personnelle épanouissante. En particulier, la matrice d’Eisenhower est l’un des outils les plus simples pour organiser les journées par ordre de priorité. En effet, cette méthode consiste à faire un croisement entre les activités urgentes et les tâches importantes, pour les hiérarchiser.
8 . La gestion par allocation de bloc de temps
Pour le freelance, la principale complication à planifier son emploi du temps découle qu’il est souvent difficile d’estimer le temps nécessaire à la réalisation des tâches. Dans ce cadre, la gestion par bloc de temps ou timeboxing est la solution. Cette méthode de planification consiste à subdiviser chaque tâche en petites parties. Ces dernières peuvent ainsi être traitées dans un délai plus facile à estimer. Dans le cadre, un bloc de temps est alloué au traitement de chaque partie constituante de la tâche principale. Pour mettre en place ce type d’organisation, chaque bloc temporel ne doit pas excéder 3 heures. Cette technique de management est proactive, car traiter une mission petit à petit vous assure d’avancer et de suivre plus facilement le résultat. Vous pouvez notamment scinder les tâches en vous basant des objectifs progressifs à atteindre.
9 . Réaliser un emploi du temps par blocage du temps
Cette méthode d’organisation entrepreneuriale a l’avantage de permettre de créer des routines de travail. Ainsi, vous pourrez mieux vous concentrer. Appelée aussi time blocking, cette technique consiste à subdiviser le planning en tranches horaires que vous pouvez remplir avec des tâches similaires ou connexes. Permettant d’organiser les jours de travail et les semaines, voire un mois entier, la création des blocs de temps doit être réalisée en vous basant sur vos objectifs entrepreneuriaux et vos priorités. Regroupez ensuite les activités semblables dans un bloc temporel et programmez vos blocs de temps sur votre calendrier ou agenda. N’oubliez pas de planifier des pauses entre chaque tranche.
10 . La méthode Pomodoro pour optimiser votre temps de travail
Se basant aussi sur le principe de fractionner les tâches en plus petits éléments, la technique Pomodoro favorise la concentration sur l’activité en cours. Espacée par des pauses, cette méthode de gestion du temps aide en effet l’auto-entrepreneur à refaire le plein d’énergie, de motivation et de créativité tout au long de la journée de travail. Ainsi, segmenter les tâches permet d’accélérer leur traitement et d’optimiser la qualité de réalisation. Pour appliquer la technique Pomodoro, listez vos tâches par ordre de priorité et utilisez un chronomètre durant la réalisation de chaque activité. Pour réaliser cette technique, travaillez par tranche de 25 minutes et faites une pause de 5 minutes. Toutefois, l’efficacité de cette méthode organisationnelle est également basée sur l’optimisation de la concentration durant chaque bloc de temps. Dans ce cadre, bloquez vos notifications et vos messages durant les 25 minutes d’activité professionnelle. Vous pourrez ensuite les consulter durant vos 5 minutes de pause. Toutefois, pour les activités sédentaires, comme la pige, il est également recommandé de faire quelques activités physiques durant vos périodes de pause.
11 . La technique « Eat the Frog » pour gérer votre planning de freelance
N’ayez crainte, cette technique ne vous obligera pas à avaler un crapaud. Le nom atypique de cette méthode de gestion temporelle découle tout simplement du fait qu’elle préconise de prioriser les tâches fastidieuses, volumineuses et importantes avant les autres. Cette stratégie de gestion du temps est particulièrement efficace pour éviter d’oublier les tâches importantes. Elle permet également de mieux distinguer les tâches prioritaires du jour des tâches quotidiennes. En traitant les tâches complexes en début de journée, le reste de votre planning sera plus léger.
12 . Utiliser la loi de Pareto pour dresser un planning
Si vous faites partie des personnes qui sont plus productives l’après-midi, cette stratégie de gestion temporelle vous sera plus agréable que d’avaler un crapaud au matin. En effet, le principe de Pareto consiste à plutôt prioriser les tâches légères, simples et courtes au début de la journée de travail. En vous débarrassant de ces petites activités, vous pourrez ensuite vous concentrer entièrement sur les tâches plus complexes. Commencer par les activités plus simples vous aidera d’ailleurs à optimiser votre motivation pour poursuivre la journée.
13 . La stratégie GTD pour progresser vers vos objectifs
La méthode Get Things Done utilisée par les freelances se base sur le principe de la liste des tâches. Ainsi, en classant vos activités de la journée par ordre de priorité, vous pourrez mieux identifier les tâches inutiles, les travaux à reporter, les activités interdépendantes et les éléments similaires à regrouper. Se traduisant par « faire avancer les choses », cette technique de planification nécessite ainsi de noter les tâches à faire. Vous pourrez ainsi supprimer les tâches au fur et à mesure de leurs réalisations.
Pour optimiser les différentes techniques de gestion temporelle, il existe aussi des astuces à appliquer pour bien gérer votre temps de travailleur indépendant. Pour vous faciliter la vie, nous vous en avons sélectionné les meilleures.
14 . Aligner l’emploi du temps sur les objectifs de votre microentreprise
Le but d’organiser son temps de travail ne se limite pas à garantir de terminer toutes les tâches, mais surtout celles qui sont importantes pour la pérennité de l’entreprise. Ainsi, pour identifier la priorité de chaque activité du jour, il est essentiel de les valider par rapport aux objectifs de développement. Toutefois, il peut être difficile de coordonner les priorités de l’entreprise avec les tâches quotidiennes. Dans ce cadre, nous vous conseillons d’utiliser un outil de gestion des tâches pour obtenir une vue optimale sur l’impact de vos tâches sur votre autoentreprise. Vous pourrez en effet programmer des objectifs à court et à long terme sur ces outils.
15 . Déléguer certaines tâches pour gagner du temps
En déléguant, vous pourrez libérer votre planning des tâches secondaires et vous concentrer sur votre cœur de métier. Toutefois, pour garantir l’homogénéité de la qualité de travail, il est essentiel d’apprendre à déléguer. Cela évitera à vos collaborateurs ou prestataires de faire des erreurs. En particulier, sachez que la communication est la base d’une délégation réussie. Dans ce cadre, utiliser un outil collaboratif permet d’optimiser le partage des informations nécessaires au traitement des projets et au développement de l’activité professionnelle indépendante.
16 . Réaliser les tâches ennuyantes en premier lieu
Pour optimiser la gestion du temps de travail, l’on a souvent tendance à prioriser les tâches intéressantes. Toutefois, sachez que pour une meilleure gestion des priorités, nous vous recommandons de vous atteler d’abord aux tâches inintéressantes. Ces dernières incluent notamment les tâches comptables, à organiser votre emploi du temps, à établir les factures … En effet, c’est en remettant ces activités secondaires à plus tard que l’on accumule les retards. D’ailleurs, ce sont des tâches obligatoires. Pour joindre l’utile à l’agréable, le travailleur autonome dispose toutefois de nombreux outils pour réaliser ces tâches plus rapidement.
17 . Bloquer les notifications pour réussir l’optimisation du temps de travail
Si votre travail subit fréquemment des interruptions, vous risquez de perdre votre concentration et du temps. En particulier, si vous passez votre temps à basculer entre vos tâches, les notifications d’email, les messages et les applications, vous prendrez surement du retard par rapport à votre organisation prévisionnelle. Nous vous conseillons ainsi de bloquer temporairement vos notifications et de mettre votre téléphone en mode silencieux pour éviter d’être distrait, réaliser une gestion du temps efficace et gagner en productivité. Planifiez plutôt de consulter votre boîte de réception durant vos minutes de pause.
18 . Travaillez dans un environnement favorable à l’efficacité professionnelle
Un espace de travail ordonné et bien rangé favorise la concentration et la motivation. Dans cette optique, sachez que la simplicité est la règle. En effet, les amoncellements de livres, calepins, stickers, papiers et câbles tendent à alourdir l’esprit. Privilégiez le minimum et évitez ainsi d’avoir un fouillis sur votre bureau ou dans votre pièce de travail. D’ailleurs, si vous n’avez pas de zone de travail dédié, c’est le moment d’en créer un. Dans l’idéal, le coin de travail du freelance devrait être bien aéré et éclairé, tout en étant exempt de bruits de fond. Privilégiez également une table et une chaise, plutôt de travailler sur votre lit ou canapé. Par ailleurs, nous vous recommandons aussi d’agrémenter votre bureau avec des couleurs et des notes végétales pour stimuler votre esprit.
19 . Traiter les tâches similaires par lots pour gagner en efficacité
Jongler entre différentes tâches impose au cerveau de se rappeler les consignes et les informations nécessaires à leurs réalisations. Bien que ce temps d’adaptation à la nouvelle tâche ne dure que quelques minutes, il engendre des heures supplémentaires de travail à la fin de la journée. Pour augmenter votre productivité, nous vous recommandons ainsi de réunir les tâches et activités similaires au sein d’une même tranche horaire. Vous réduirez ainsi les pertes de temps liées aux changements de contexte, de thèmes, de processus de travail …
20 . Utilisez les nouvelles technologies pour automatiser vos tâches
Si certaines technologies présentent des distractions nocives pour votre planning de travail, d’autres seront vos alliés. En effet, divers outils numériques permettent d’accéder à de nombreuses fonctionnalités pour la gestion des priorités, améliorer son organisation, gérer son temps de travail et respecter un plan d’action. D’ailleurs, grâce à ces applications, vos tâches ennuyeuses et répétitives peuvent être réalisées automatiquement. Vous pourrez notamment laisser un programme en ligne gérer vos facturations et ainsi vous permettre de créer du temps libre ou de vous concentrer sur des tâches productives.
21 . Organiser au mieux votre méthode de travail sur le long terme
Gérer une microentreprise implique d’établir de nombreux plans de développement. Pour ne pas être submergé, une bonne organisation est ainsi à adopter à tous les points de vue. Par exemple, bien organiser les documents vous évitera d’interminables temps de recherche et vous fera gagner du temps précieux. Dans ce cadre, soyez méthodique dans le triage de vos données et le rangement de vos affaires.
22 . Une tâche à la fois pour mieux gérer notre temps
Traiter plusieurs tâches en même temps peut sembler être la solution pour tout terminer au plus vite. D’ailleurs, la stratégie multitâche peut sembler être plus productive, puisqu’elle permet de profiter d’un grand volume de résultat. Toutefois, c’est aussi une stratégie risquée, puisque traiter plusieurs projets en même temps tend à favoriser les erreurs. Pour garantir l’atteinte des objectifs et la qualité du travail, nous vous conseillons ainsi de vous focaliser uniquement à une tâche à la fois pour être efficace. D’ailleurs, le multitasking est seulement un mythe, puisqu’en réalité, le cerveau sera obligé de basculer rapidement d’une tâche à une autre. En vous consacrant à une seule tâche durant un créneau horaire défini, vous ferez en sorte de moins fatiguer votre cerveau.
23 . Identifiez votre période de productivité optimale
Tout le monde ne présente pas le même rythme de vie. Toutefois, que vous soyez du matin ou du soir, vous pouvez toujours utiliser ce pic de concentration à votre avantage. D’ailleurs, nous vous conseillons d’allouer ces périodes au traitement des tâches les plus chronophages et complexes, plutôt que d’y programmer des réunions ou des lectures d’emails.
24 . Débutez votre journée plus tôt !
La vie sourit au freelance qui se lève tôt ! En commençant votre journée de travail tôt, vous pourrez aussi terminer vos tâches sans devoir faire des heures supplémentaires ou prolonger vos activités durant le weekend. D’ailleurs, le temps ne se rattrape pas. En courant après les échéances, vous risquez tout simplement de réduire la qualité de votre travail. Pour accroître sa productivité, sans compromis sur la qualité, débuter tôt permet d’augmenter le temps de travail. D’ailleurs, en débutant tôt le matin, l’on peut généralement mettre plus d’énergie et de bonne humeur au travail.
25 . Comment éviter les distractions à la maison ?
La majorité des freelances travaillent depuis leurs domiciles, où les distractions sont par contre les plus nombreuses. Pour garantir l’efficacité de gestion de votre emploi du temps, nous vous conseillons en premier lieu de limiter votre utilisation d’internet et du téléphone. En effet, ces derniers sont les principaux accès aux réseaux sociaux. Mettez-vous à l’esprit que dans un bureau traditionnel, la simple présence de vos collègues vous empêchera de jouer avec votre téléphone. Dans ce cadre, mettre le téléphone en mode silencieux et les notifications en sourdine est une étape essentielle pour éviter la procrastination. Par ailleurs, lorsque vous n’êtes pas seul à la maison pour travailler calmement, vous risquez aussi d’être perturbé par la télévision ou la conversation avec vos proches ou le passage du chien dans la pièce. Pour éviter d’être distrait, le mieux est ainsi de choisir une pièce isolée pour travailler. Donnez aussi comme consigne à vos proches de ne pas vous déranger durant vos heures de travail. Toutefois, si aucune de ces solutions n’est réalisable, vous pouvez aussi utiliser un casque pour écouter de la musique. Vous pourrez ainsi profiter d’une certaine isolation. De plus, la musique est également connue pour favoriser la concentration et la motivation au travail.
26 . Comment créer une routine de travail pour accroître sa productivité ?
Créer des routines a plusieurs avantages. En particulier, cela vous permet de ne rien oublier. De plus, les routines aident à améliorer notre façon de faire les choses. Vous pourrez ainsi travailler plus vite. Toutefois, il n’est pas uniquement question d’adopter des routines pour améliorer son temps de travail, mais aussi pour gérer plus efficacement l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle. Dans cette optique, nous vous recommandons de mettre en place des routines pour favoriser votre santé physique et intellectuelle. Vous pouvez d’ailleurs avoir une routine de réveil, mais aussi une routine d’entrée au travail, grâce à des séquences prédéfinies de tâches. En fin de journée, une routine de nuit vous permettra aussi de vous libérer du stress avant de dormir. Dans ce cadre, la promenade du chien, la lecture d’un livre ou un bain chaud peuvent constituer un rituel personnel favorable à votre équilibre. D’ailleurs, nous vous conseillons aussi d’avoir une routine hebdomadaire pour clôturer votre semaine. En effet, il est bénéfique de savoir que la semaine est terminée et que vous avez droit à une pause bien méritée.
27 . Prendre le temps de planifier sa semaine à l’avance
Avoir une vue sur les tâches qui vous attendent durant la semaine à venir est conseillé. Cela vous permettra de mieux identifier les conflits horaires, d’anticiper d’éventuels problèmes et d’identifier des activités manquantes. Ainsi, en commençant votre première journée de la semaine, vous saurez déjà les objectifs à atteindre. Dans cette optique, vous pouvez par exemple prendre le temps de planifier la semaine suivante avant de terminer votre vendredi ou durant le weekend.
28 . Faites une liste des choses à éviter pour maximiser le temps
Si faire une liste des tâches est une base organisationnelle à avoir, connaître les activités à éviter est également bénéfique pour éviter de vous disperser. D’ailleurs, afin de vous rappeler de l’importance de les supprimer de votre emploi du temps, nous vous conseillons de les noter.
Pour garantir votre productivité personnelle et votre équilibre de vie, certaines règles sont à suivre. Elles vous permettent d’établir une meilleure organisation du travail et de maximiser le temps que vous consacrez à chaque activité.
29 . Anticipez les imprévus
À cause des innombrables tâches qui rythment la journée de l’entrepreneur, les risques de retard sur le planning ne sont pas à négliger. Dans ce cadre, prévoir des marges de manœuvre et des délais de livraison larges vous évitera des conflits avec vos clients. Faites ainsi en sorte de toujours disposer d’un temps supplémentaire pour garantir la qualité et le respect des délais. Vous pourrez d’ailleurs y caler des tâches urgentes et surtout éviter de vous précipiter.
30 . Pensez à votre équilibre et accordez-vous du temps pour être plus productif
Mettez un point d’honneur à fixer des heures précises dans vos plannings pour prendre soin de vous, passer du temps avec vos proches et réaliser des activités personnelles. Nous vous conseillons d’être rigoureux avec votre emploi du temps personnel, pour vous permettre de vous déconnecter totalement de votre travail et ainsi retrouver plus d’énergie pour poursuivre votre semaine. Par ailleurs, sachez que les heures de sommeil et de sieste sont parmi les principaux vecteurs de bonne santé. Soyez ainsi ferme avec votre temps de repos.
31 . Effectuez un suivi minutieux de votre temps
Pour éviter de dépasser les délais impartis pour les tâches, l’utilisation d’un minuteur est nécessaire. D’ailleurs, suivre le temps de travail est également indispensable pour le rentabiliser. En effet, chaque tâche doit être terminée dans un certain délai pour respecter votre tarif horaire et être rentable. Le freelance doit ainsi éviter de passer trop de temps sur un projet. De plus, ce n’est qu’en contrôlant le temps passé à faire une tâche que vous pourrez en améliorer le processus de réalisation, changer de stratégie de traitement et identifier les facteurs de blocage. En utilisant un outil pour suivre le temps, vous pourrez aussi améliorer votre façon d’estimer les délais de réalisation.
32 . Utilisez une application de gestion du temps
Pour mieux organiser leur travail, les freelances peuvent utiliser divers outils. Ces derniers vous aident à planifier votre journée, à déterminer les priorités, à respecter les temps de pause et même à fixer des objectifs à long terme.
- Clockify : disponible en tant qu’application et logiciel pour ordinateur, c’est une boîte à outils de premier choix pour la gestion du temps et des projets. Il intègre d’ailleurs une option dédiée aux freelances indépendants, qui leur permet d’identifier et de suivre le délai de rentabilité de chaque mission.
- Notion : Grâce à ses nombreux modules, cette application de gestion du temps permet de chronométrer une tâche, gérer les projets, prendre des notes, rédiger un article, créer un tableau, gérer une base de données …
- Tick : ce minuteur est dédié au suivi du temps passé sur chaque tâche et au calcul du seuil de rentabilité temporelle.
- Evernote : Cette application ne sert pas uniquement à la prise de note. En effet, elle permet d’enregistrer les éléments en de nombreux formats : SMS, photo, texte, message vocal, vidéo.
- Zapier : permets d’automatiser les tâches et activités redondantes pour gagner du temps. Cette application peut être synchronisée avec de nombreuses plateformes et réseaux sociaux.
- Spark : permets une gestion plus intelligente et automatique des boîtes de réception.
- Calendly : Permet de mieux organiser les rendez-vous et peut être liée aux boutons de call-to-action.
- Clickup : C’est une plateforme de gestion de projet pour synchroniser les activités déléguées ou les membres de ton équipe. Vous pouvez l’utiliser pour l’attribution des tâches à distance, gérer vos priorités, partager des fichiers …
33 . Participer à une formation gestion du temps
Savoir gérer son temps efficacement peut sembler inutile. Toutefois, de nombreuses difficultés à faire développer une activité de freelance ou une microentreprise découlent de l’absence de planning et de stratégie d’organisation. Dans ce cadre, suivre une formation en gestion du temps ne vous apportera que des avantages à long terme.
