Les travailleurs indépendants rêvent tous d’une chose : « faire plus en moins de temps ! ». En effet, en tant que free-lance, être productif est essentiel pour que le métier soit rentable. De plus, augmenter la productivité permet d’accroître les revenus et surtout d’avoir plus de temps libre. Toutefois, il arrive souvent que malgré une forte envie d’accroître le chiffre d’affaires, les free-lances n’arrivent pas à augmenter leurs volumes de réalisation. Pire, faire des heures supplémentaires tend à devenir une habitude pour éviter de dépasser les délais et de perdre la clientèle. D’ailleurs, les clients ne paient généralement qu’une fois le travail terminé et livré. Si vous voulez augmenter votre productivité, découvrez dans cet article nos conseils pour vous permettre de terminer plus de tâches sans avoir à prolonger vos heures de travail.
Les piliers de la productivité en autoentreprise
Accroître la productivité est la solution qui permet d’augmenter le volume des travaux réalisés, sans avoir à faire des heures supplémentaires le soir et le week-end. D’ailleurs, en devenant plus efficace au travail, vous pourrez mieux préserver l’équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée. En effet, avoir plus de liberté, soit plus de temps pour soi et sa famille, est l’un des principaux attraits de devenir travailleur indépendant. Pour pouvoir profiter de ce précieux avantage, certaines techniques d’organisation et de gestion du temps sont essentielles. En effet, sans une gestion de temps efficace, le free-lance peut facilement crouler sous de longues journées de travail, sans forcément augmenter ses revenus. Pour réussir dans l’entrepreneuriat, il est ainsi essentiel de mettre en place une bonne stratégie pour optimiser la productivité.
En particulier, sachez qu’une augmentation de la productivité implique une meilleure efficacité au travail. Dans ce cadre, divers facteurs sont à prendre en compte pour être plus efficaces : état d’esprit et énergie, gestion du temps, organisation, compétences et qualifications, ressources techniques, environnement de travail. De plus, certaines astuces sont également à connaître pour réussir à caler plus de tâches dans vos semaines de travail en free-lance.
1 . Cultivez un état d’esprit productif
Pour pouvoir terminer une tâche plus rapidement, vous devez être capable de déployer l’énergie nécessaire. Dans ce cadre, il s’avère que travailler dans la bonne humeur est la meilleure solution pour profiter d’un état d’esprit positif qui favorise la productivité et l’efficacité au travail. En pratiquant le métier de free-lance, vous avez déjà la chance d’exercer une activité qui vous plaît. Si ce n’est pas le cas, il n’est pas trop tard pour faire un bilan des compétences et chercher une autre voie entrepreneuriale. Toutefois, le plaisir de travailler peut être influé par d’autres facteurs faciles à maîtriser. En particulier, l’adoption d’un mode de vie saine influe sur le mental. Pour cela, veillez notamment à :
- Passer une nuit de sommeil suffisante pour favoriser la récupération
- Faire une sieste et des pauses régulières pour vous recharger et vous déconnecter du travail
- Pratiquer une activité sportive et des exercices physiques réguliers pour déstresser
- Privilégier une alimentation équilibrée pour être en forme
- Bien délimiter les heures de travail pour ne pas nuire à l’équilibre personnel et familial
Nous vous conseillons aussi de soigner votre environnement de travail pour vous permettre de travailler dans les meilleures conditions. En particulier, votre lieu de travail doit être agréable, calme, éclairé et bien aéré. Prenez du temps pour ranger méthodiquement votre bureau et y supprimer le fouillis inutile.
2 . Ayez les bons outils pour travailler
Pour pouvoir travailler dans la bonne humeur et efficacement, vous devez disposer des ressources techniques nécessaires. Être bien équipé est en effet essentiel au confort et au plaisir de travailler. En investissant dans des équipements de qualité, vous éviterez de perdre du temps à cause de pannes éventuelles. De plus, avoir les outils nécessaires est primordial pour réaliser plus rapidement vos tâches. Aussi ne négligez pas la qualité de votre ordinateur, chaise, table, casque de réduction de bruit, souris, clavier… En effet, avoir les bons outils de travail peut faire une grande différence en termes de productivité et de chiffre d’affaires. Par ailleurs, en fonction de vos goûts, n’hésitez pas à rajouter une touche végétale à votre bureau ou un fond musical à votre ambiance de travail.
3. Identifier votre propre rythme de travail
Tous les free-lances ne travaillent pas au même rythme. D’ailleurs, même s’il est conseillé de se lever tôt pour travailler, chacun présente des pics de concentration distincts. Nous vous conseillons ainsi de déterminer à quel moment de la journée vous êtes le plus productif et d’y synchroniser votre emploi du temps. Aussi, si vous êtes plus actif en fin de journée, calez-y les tâches les plus complexes. Pour rythmer votre journée professionnelle et booster votre productivité, vous pouvez y intégrer des pauses, une période de sieste, des exercices physiques.
4. Organisation, organisation, organisation
Le manque de productivité découle généralement d’une organisation inadaptée ou insuffisante. Dans ça, cadre, une gestion du temps optimale est préconisée pour utiliser le temps de travail à bon escient. Nous vous conseillons ainsi de planifier toutes les tâches qui vous attendent et surtout de programmer un réveil et un horaire de travail fixe. D’ailleurs, organiser le travail peut être réalisé à court et à long terme, suivant les objectifs de votre microentreprise. Toutefois, il est primordial de bien distinguer les tâches quotidiennes des activités prioritaires pour réaliser une gestion efficace du temps. Pour établir un emploi du temps productif, regroupez ainsi les tâches répétitives et secondaires de votre to-do list durant des tranches horaires fixes. Allouez par contre vos meilleures périodes de productivité aux tâches importantes et prioritaires. En mettant en place cette routine, vous pourrez mieux contrôler les délais de réalisation de chaque tâche et mieux suivre votre productivité.
5. Faites un plan de travail avant votre journée
Planifier la journée de travail permet de la terminer avant même qu’elle ne commence. En effet, la planification des tâches aide à avoir plus de contrôle sur la vie professionnelle. Vous éviterez ainsi de perdre du temps à identifier les prochaines tâches à faire et ne risquerez d’ailleurs pas d’en oublier certaines. De plus, l’avantage d’un planning est de permettre également de gagner du temps en identifiant à l’avance les processus de travail à suivre et les objectifs à atteindre. Vous profiterez ainsi d’une journée de travail plus facile et plus agréable, afin de gagner en productivité.
D’ailleurs, c’est en établissant un planning préalable que le free-lance pourra mieux fixer ses objectifs et faire en sorte de les atteindre. Pour réaliser un emploi du temps conforme à vos objectifs, commencez toutefois à faire une liste des tâches à faire, afin d’identifier celles qui sont prioritaires. Ces dernières sont ainsi à intégrer dans les tranches horaires réservées aux activités importantes. Vous pouvez ensuite supprimer les tâches répétitives qui sont déjà programmées dans le reste de votre emploi du temps. Cette méthode vous assure de vous concentrer sur l’essentiel et de filtrer les tâches inutiles. La planification d’une journée de travail permet aussi de réduire les interruptions et les distractions. En effet, avoir votre plan de travail sous les yeux favorisera votre concentration.
6. Visez toujours vos priorités
Pour fournir un maximum de productivité, il est essentiel de déterminer les priorités du jour. Commencer la journée par les choses les plus importantes vous garantit en effet de la terminer de la meilleure façon. En effet, cela vous évitera de basculer entre plusieurs tâches à la fois et d’être moins efficace. En effet, il est conseillé de se focaliser sur une unique activité à la fois pour être plus concentré et plus productif. D’ailleurs, si le multi-tasking donne l’impression d’augmenter le volume du travail accompli, ce n’est qu’une illusion. En effet, c’est une mauvaise habitude, car le cerveau a besoin de quelques minutes d’adaptation et de regroupement d’informations en passant d’une tâche à une autre. Au final, jongler entre plusieurs tâches vous fera ainsi perdre beaucoup de temps de travail.
Pour organiser les tâches prioritaires, le free-lance peut notamment classer les missions en fonction de leur rentabilité, de leur urgence et de leur portée pour le développement de son activité. En général, il est toutefois conseillé de prioriser les tâches les rémunératrices et celles qui garantissent les plus grandes valeurs ajoutées lorsque l’on vise une meilleure productivité.
7 . Soyez réaliste en fixant vos objectifs
Avoir ses objectifs en tête permet de mieux de concentrer. Les volumes et les qualités de résultats à fournir, ainsi que les délais à respecter sont parmi les principaux objectifs à connaître lors d’une mission en free-lance. Pour être performant, il est toutefois essentiel que tous les critères de réalisation du projet soient réalisables. Ces derniers doivent notamment être en phase avec le temps et les ressources dont vous disposez, pour que vous puissiez garantir les résultats escomptés par vos clients.
8. Respecter votre emploi du temps
L’un des principaux obstacles à la productivité découle du fait que le free-lance ne dispose pas de toutes les données pour déterminer le temps nécessaire à la réalisation d’un projet. En travaillant à l’aveuglette, vous risquez ainsi de passer plus de temps que prévu à faire une tâche. Or, un décalage de votre emploi du temps entraînera un report de la liste des tâches. Pour éviter d’accumuler les retards, il est ainsi indispensable pour le travailleur indépendant de savoir évaluer le délai nécessaire à la réalisation d’un contrat. Toutefois, de nombreux facteurs rendent cette prévision difficile. Pour vous aider, nous vous conseillons ainsi d’utiliser un système de suivi du temps, afin de pouvoir contrôler les délais de réalisation et d’identifier les éventuels freins au projet. Grâce à une méthode de gestion du temps, vous pourrez également déterminer les processus les plus chronophages et ainsi cherchez des solutions plus productives. En particulier, suivre le temps de travail permet de repérer les tâches chronophages et de mettre en place des outils automatisés. Le respect de l’emploi du temps passe par l’identification des distractions et des interruptions qui perturbent votre productivité.
9 . Adopter une façon de travailler proactive
Le free-lance a tendance à se laisser porter par le flot des tâches. Ainsi, en cas d’évènements imprévus, il est facilement submergé malgré sa réactivité. Il est ainsi conseillé d’être proactif plutôt que d’être réactif pour éviter que certaines choses n’impactent sur la productivité. En effet, être proactif invite à anticiper et ainsi à disposer des solutions avant même que les imprévus ne surviennent. Cette notion vous permettra également de prendre des décisions plus rapidement et ainsi d’éviter de perdre du temps, puisque vous savez déjà ce que vous avez à faire pour résoudre le problème.
10. Protégez votre planning des distractions
Les interruptions au cours d’une tâche sont les principaux facteurs de retard dans les plannings. Ainsi, pour accroître la productivité, il est essentiel de se prémunir contre les distractions. Cela est toutefois plus facile à dire, puisque le free-lance est généralement soumis à l’environnement de son domicile, où de nombreuses sources de distractions sont omniprésentes. Toutefois, pour maîtriser votre temps de travail, il est surtout conseillé de réduire les risques de distractions liés aux notifications, aux e-mails, aux messages et appels téléphoniques.
En effet, ces petites interruptions cassent le rythme de travail et prolongent indéniablement les temps de réalisation des tâches. Dans ce cadre, certaines règles sont à mettre en place si vous voulez profiter d’un niveau de productivité optimal :
- Fixez un horaire de travail pour faire comprendre que vous n’êtes pas disponible durant ces plages horaires
- Mettez votre téléphone en mode silencieux et répondez à vos contacts après avoir terminé votre tâche
- Mettez vos notifications en sourdine pour qu’elles ne perturbent pas votre concentration
- Allouez des créneaux horaires précis pour lire vos e-mails et consulter vos notifications sociales
- Bloquer les pops UPS de votre ordinateur
- Bloquer l’accès aux réseaux sociaux et aux sites distrayants, grâce à un logiciel
Pour éviter de perdre du temps à retrouver votre concentration, nous vous conseillons aussi de vous protéger des bruits de fond. Pour cela, vous pouvez par exemple utiliser un casque de réduction de bruits ou mettre une musique de fond dans votre bureau. Toutefois, la meilleure solution consiste à implanter votre salle de travail dans une pièce bien isolée.
Par ailleurs, nous vous conseillons de sortir du principe de la communication synchrone. En effet, vous n’êtes pas obligé de répondre à vos appels téléphoniques ou messages lorsque vous êtes en plein travail. D’ailleurs, pour être plus productif, n’oubliez pas que vous êtes le maître de votre emploi du temps. Ainsi, la solution est de basculer dans un mode de communication asynchrone. Cela signifie que c’est à vous de choisir quand vous donnez votre réponse. Cette technique vous permettra notamment d’éviter les interruptions inopinées, mais aussi les longues réunions non productives qui n’aboutissent à rien. Pour mettre en place ce mode de communication, privilégiez ainsi les messages écrits. Toutefois, sachez que la communication asynchrone ne convie pas aux évènements délicats et aux urgences.
11. Évitez le manque de sommeil
La fatigue et le stress tendent à s’accumuler tout au long de la semaine de travail lorsque l’on ne dort pas suffisamment. Pour éviter les manques de concentration, les périodes de somnolence et de s’endormir sur le bureau, il est ainsi primordial de profiter d’un temps de sommeil suffisant. En effet, la productivité, le niveau d’énergie et la motivation ne sont au rendez-vous que si vous dormez suffisamment la nuit. D’ailleurs, sachez que le manque de sommeil a un impact direct sur les performances intellectuelles. En effet, si vous ne dormez pas assez, votre cortex aura des difficultés à effectuer des raisonnements complexes. Pour maintenir un niveau de productivité optimale, il est ainsi primordial de dormir assez. Pour cela, privilégiez le sommeil au plus tard à 21 heures.
Par ailleurs, sachez aussi que faire la sieste permet de profiter d’une meilleure forme. D’ailleurs, c’est une façon saine de se déconnecter du travail et de se recharger. De plus, sachez qu’une courte sieste de 15 minutes est largement suffisante pour lutter contre le stress. En effet, la sieste est un véritable moment de détente qui permet d’augmenter l’attention et la concentration de 11% avant de reprendre le travail.
12. Rédigez une liste de tâches
Bien que cette méthode soit inspirée de la vieille école, elle n’en est pas moins très efficace pour booster la productivité. D’ailleurs, faire une liste de tâches à faire est très simple à réaliser, puisqu’il s’agit tout simplement de tout noter. Pour optimiser l’efficacité de cette méthode, il est toutefois préférable de la réaliser au plus tard la veille de la journée de travail. Faites ainsi en sorte de noter tout ce que vous devez faire le jour suivant dans votre To-do list. Cependant, pour faire une gestion optimale du temps, nous vous recommandons également de faire une planification des éléments listés. Une organisation préalable de votre journée vous permettra de mettre vos tâches en perspective et ainsi d’avoir des objectifs de temps en tête.
L’avantage d’une liste des tâches découle du fait que celles qui sont réalisées peuvent être immédiatement rayées. Vous pouvez ainsi avoir une vision de la progression de votre journée et identifier facilement le reste des tâches restantes.
13. Programmez des petites pauses
Prendre des pauses est essentiel si vous voulez maintenir un bon niveau de productivité au cours de vos journées de travail. En effet, ces interruptions programmées permettent de retrouver la concentration. De plus, cela permet de renouveler la motivation. L’efficacité des prises de pause pour accroître la production découle du fait que la capacité du cerveau à traiter des informations est limitée. Or, plus nous travaillons, plus les données sont accumulées. C’est d’ailleurs en dépassant les limites du cerveau que l’on est amené à subir du stress. Faire de courtes pauses est ainsi conseillé pour se débarrasser de la fatigue et se revigorer l’esprit.
D’ailleurs, nous vous conseillons de faire quelques exercices et de vous bouger durant vos moments de pause. En effet, après une longue position sédentaire, le corps est également fatigué et peut entraîner l’esprit vers une certaine baisse de motivation. Toutefois, les durées des pauses doivent être bien définies pour ne pas impacter négativement sur le planning. Ainsi, la méthode Pomodoro de gestion du temps préconise par exemple de prendre 5 minutes de pause après 25 minutes d’activité. Il est néanmoins possible d’adapter les temps de pause en fonction des besoins. Par exemple, si votre tâche dure 50 minutes, vous pourrez ensuite prendre 10 minutes de pause bien méritées.
14. Comment augmenter le volume de réalisations ?
Il est clair que le principe de la croissance de la productivité n’implique pas de travailler pendant plus de temps pour pouvoir réaliser plus de choses. En effet, l’objectif est de mettre en place un processus de travail intelligent, afin de gagner en efficacité. D’ailleurs, certains free-lances s’avèrent être très efficaces pour suivre leurs tâches et surveiller leurs temps de travail. Néanmoins, l’efficacité ne suffit pas, puisque ces personnes tendent souvent à être très occupées sans pour autant présenter plus de productivité. Le secret pour avoir une meilleure productivité consiste, en effet, à consacrer plus d’efforts aux tâches principales. Ces dernières sont notamment celles qui sont en phase avec vos objectifs. Nous vous recommandons ainsi de choisir les bonnes tâches à faire, afin de ne pas avoir trop de choses à faire. Cela vous évitera ainsi de perdre du temps avec des activités de moindre importance.
Pour accomplir plus de tâches dans un minimum de temps sans avoir à faire de compromis sur la qualité, le principe est assez simple, mais peut être fastidieux à suivre. Pour réussir, nous vous recommandons ainsi de commencer par identifier vos objectifs. En particulier, le plus simple est de débuter par déterminer des objectifs à court terme qui constituent des étapes pour l’atteinte de vos objectifs à long terme. La définition des objectifs est essentielle pour l’accroissement de votre production, car ils vous permettent de focaliser votre concentration sur les tâches les plus importantes. De plus, en sachant ce que vous devez faire, vous aurez plus de facilité à identifier les moyens qui vous permettront d’y parvenir. Cette méthode est de grande efficacité, car la connaissance des moyens, méthode et solution pour réaliser une tâche permet d’augmenter la confiance en soi quant à l’atteinte des objectifs. Toutefois, restez concentré sur un objectif à la fois pour en garantir la réalisation.
15. Limiter vos temps de réflexion
Réfléchir avant de se lancer dans quelque chose est essentiel pour réussir. Toutefois, il s’avère que l’excès de préparation tend à nuire à la productivité. Nous vous recommandons ainsi de limiter vos temps de réflexion. Cela signifie qu’il est inutile d’être trop perfectionniste durant l’étape de préparation. En effet, c’est surtout pendant la réalisation que vous devez être plus méticuleux. En particulier, sachez que les tâches de recherche d’informations sont parmi les plus chronophages pour le pigiste. Il est ainsi conseillé de limiter les informations à traiter au minimum. Cela permet d’une part de faciliter l’identification des meilleures pistes pour traiter les sujets, mais aussi de dégager plus rapidement les grandes idées. En réduisant les durées et les quantités de recherche, le free-lance peut d’ailleurs mieux développer sa créativité.
D’autre part, en limitant les temps de préparation, vous pourrez vous lancer plus tôt dans la réalisation de la mission ou de la tâche à accomplir. En effet, ce n’est qu’en commençant plus tôt que vous pourrez finir plus tôt. Nous vous conseillons ainsi de ne pas perdre de temps à tergiverser et de vous lancer dès que possible dans l’accomplissement de la tâche.
16. Utilisez des outils pour optimiser votre productivité
Pour garantir de terminer vos tâches dans des délais raisonnables, certains outils deviendront vos meilleurs amis. Ils permettent en effet de faciliter la gestion du temps et des tâches, afin que vous puissiez rester concentré sur ce que vous avez à faire. Voici quelques logiciels de productivité à connaître absolument :
- do : avec ce logiciel, vous pourrez à la fois créer des listes de tâches et les gérer via des calendriers et de nombreuses options. D’ailleurs, cet outil de productivité est cloud friendly et vous permet ainsi de vous organiser partout et d’améliorer votre planning à n’importe quel moment.
- Clockify : Si vous cherchez un outil pour analyser vos performances et votre productivité, cette application propose tout ce qu’il vous faut.
- Evernote : Permettant des prises de notes faciles dans de nombreux formats, cet outil peut être synchronisé avec Clockify pour faire le suivi du temps de travail et suivre votre taux de productivité.
Toutefois, en dehors des outils qui permettent de mieux organiser les journées de travail pour optimiser la productivité, d’autres solutions logicielles sont également disponibles. Ces dernières permettent pour leur part de gagner du temps, grâce des possibilités d’automatisation des tâches. En effet, l’aide de l’intelligence artificielle vous permettre réellement de terminer plus de choses en moins de temps. Vous pouvez notamment les utiliser pour réaliser les tâches secondaires et répétitives, afin de pouvoir vous concentrer sur votre cœur de métier. En particulier, la facturation ne devrait plus vous coûter du temps sur votre planning, puisque de nombreux outils vous permettent de dresser automatiquement les factures pour vos clients.
17. Savoir déléguer pour pouvoir récolter plus de résultats
Pour pouvoir livrer plus de résultats et terminer plus de missions, profitez des pouvoirs de la délégation de tâches. En effet, pourquoi ne pas confier certaines activités à des prestataires externes si cela vous permet d’augmenter vos volumes de livraison et votre chiffre d’affaires ? D’ailleurs, sachez que les autoentrepreneurs les plus performants sont des adeptes de cette méthode. En effet, déléguer vous permettra de libérer votre temps à des tâches dont vous n’avez pas la spécialisation. Vous pourrez ainsi consacrer plus de temps à réaliser plus de missions que maîtrisez réellement.
